Akten digitalisieren

[psytroll]

Hallo werte Forenmitglieder,

wie der Titel schon sagt, suche ich den klügsten weg, um Akten zu digitalisieren. Das kommt daher, dass ich bald ner Bekannten meiner Mutter einen Gefallen tun muss, diese arbeitet in einem Verwaltungsgebäude oder dergleichen, auf jeden Fall bat sie mich darum, die in den riesigen Schränken befindlichen Akten auf dem PC zu sichern, das hört sich für mich nach ner menge Arbeit an.
Die einzige Methode die mir traurigerweise einfällt, ist das einscannen jedes einzelnen Blattes in den Ordnern, damit das Abbild dieser Blätter dann auf dem Pc ist, so das irgendwann alle Blätter auf dem PC sind...Da muss ich mich schon fast übergeben, ich bin erschüttert von meiner Ratlosigkeit :)
Könnt ihr mir einen besseren Digitalisierungsweg verraten, am besten einen, bei dem dann nicht alle Ordner als JPEGs oder andere Bilddateien sinnlos auf der Festplatte herumlungern, sondern als word datei oder als ein anderes Dokument, Hauptsache editierbar...

[pystroll]

hilfe!!! Weiß denn keiner eine Antwort ?

[kungschu]

Hallo.

[...], diese arbeitet in einem Verwaltungsgebäude oder dergleichen, auf jeden Fall bat sie mich darum, die in den riesigen Schränken befindlichen Akten auf dem PC zu sichern, das hört sich für mich nach ner menge Arbeit an.

Naja. In der Tat eine Sisyphus-Arbeit (Riesige Schränke? -> Horror). Ich habe vor einigen Jahren eine Zeit lang bei der Stadtverwaltung einer Kleinstadt gejobbt. Es ging um die Übertragung von Grundstücksdaten (Quadratmeter, Anschlüsse, Kosten, etc.), die bis dahin auf, zwischenzeitlich vergilbten, Dateikarten festgehalten wurden.
Dort war das ganze mit Access und einer VisualBasic GUI zur Eingabe gelöst.

Auf diese Art und Weise wären zumindest die erhobenen Daten digitalisiert. Müssen es denn die ganzen Akten sein?

MfG, Kungschu

[psytroll]

Hallo.

[...], diese arbeitet in einem Verwaltungsgebäude oder dergleichen, auf jeden Fall bat sie mich darum, die in den riesigen Schränken befindlichen Akten auf dem PC zu sichern, das hört sich für mich nach ner menge Arbeit an.

Naja. In der Tat eine Sisyphus-Arbeit (Riesige Schränke? -> Horror). Ich habe vor einigen Jahren eine Zeit lang bei der Stadtverwaltung einer Kleinstadt gejobbt. Es ging um die Übertragung von Grundstücksdaten (Quadratmeter, Anschlüsse, Kosten, etc.), die bis dahin auf, zwischenzeitlich vergilbten, Dateikarten festgehalten wurden.
Dort war das ganze mit Access und einer VisualBasic GUI zur Eingabe gelöst.

Auf diese Art und Weise wären zumindest die erhobenen Daten digitalisiert. Müssen es denn die ganzen Akten sein?

MfG, Kungschu

Ja, alle Akten !!!
Dort war das ganze mit Access und einer VisualBasic GUI zur Eingabe gelöst ? Wie genau das denn ?

hochspezialisierte Software und teure Scanner - das haben die auf keinen Fall.
omg das muss ich dann anscheinend alles mit scanner als bilder abspeichern...

[kungschu]

Hallo.

Ja, alle Akten !!!
Dort war das ganze mit Access und einer VisualBasic GUI zur Eingabe gelöst ? Wie genau das denn ?

Wie das (programmiertechnisch) gelöst war, weiß ich nicht. Es ist eine primitive Benutzeroberfläche gewesen, auf der in verschiedene Textfelder Daten eingegeben werden konnten.

hochspezialisierte Software und teure Scanner - das haben die auf keinen Fall.

In meinem Fall ging es nur um die Daten, nicht um die Akten selbst. Ich nehme aber auch an, dass in diversen Verwaltungsstellen dergleichen nicht zum Repertoire gehört.

omg das muss ich dann anscheinend alles mit scanner als bilder abspeichern...

Diese Arbeit treibt in den Wahnsinn, zumindest wenn der / die Schränke wirklich riesig sind. Es werden bekanntlich ja gerne Unmengen an Akten archiviert.

MfG, Kungschu.

[psytroll]

ok vielen dank leute,
werde mir mal diese Software von Adobe anschauen, vlt hilfts ja. Wenn ich dazu noch diesen hübschen drucker haben, wird das ganze sicherlich zu bewältigen sein!

[Nordlicht]

wie der Titel schon sagt, suche ich den klügsten weg, um Akten zu digitalisieren.

Könnt ihr mir einen besseren Digitalisierungsweg verraten, am besten einen, bei dem dann nicht alle Ordner als JPEGs oder andere Bilddateien sinnlos auf der Festplatte herumlungern, sondern als word datei oder als ein anderes Dokument, Hauptsache editierbar...

Du musst das Zeug scannen und indizieren (Würg! ;).
Wenn Du die Daten weiterverarbeiten willst (editieren, ich würde die Finger davon lassen wollen), dann benötigst Du hochspezialisierte Software und teure Scanner. Die Kombination aus beidem ist in der Lage die Dokumente letztlich als PDF zu archivieren. Mit einer gewissen Erfolgsquote, da u.a. OCR zum Einsatz kommt.

[Richard Rüfenacht]

Hallo psytroll!

wie der Titel schon sagt, suche ich den klügsten weg, um Akten zu digitalisieren.
Könnt ihr mir einen besseren Digitalisierungsweg verraten, am besten einen, bei dem dann nicht alle Ordner als JPEGs oder andere Bilddateien sinnlos auf der Festplatte herumlungern, sondern als word datei oder als ein anderes Dokument, Hauptsache editierbar...

Dafür bietet dir Adobe eine geeignete Technologie an. Du musst auf der site etwas weitersuchen, es gibt auch ausführliche Beschreibungen über das Vorgehen. Das PDF-Format ist bisher als einziges in den USA zugelassene bezüglich Dokumentensicherheit. Es gibt aber auch spezialisierte Firmen für das Digitalisieren von Dokumenten mit entsprechender technischer Ausrüstung und Erfahrung.

Beste Grüsse
Richard

[Frank (no reg)]

Hallo,

also Papier muss zu 1100101 werden, da wirst du schlecht um die Erfindung des Scannens herumkommen.

Es gibt mittlerweile Multifunktionsdrucker (z.b. Canon), da kann man einen Stapel Papier einlegen, der wird gescannt und als PDF per email zugestellt oder in einem Netzwerkordner abgelegt. Mit Adobe Acrobat sind dann die Dokumente auch wieder editierbar.

Aber wieso müssen denn die Akten nachträglich noch editiert (verändert) werden?

Warum musst du der Person, die du anscheinend auch nicht besonders näher kennst einen Gefallen tun und warum muss es grad das Digitalisieren grösserer Aktenmengen sein?

Ciao, Frank