Durchsetzen

[anonym]

Hallo,
Büroarbeit ist ja auch irgendwie immer das durchsetzen. Man bekommt Aufträge und unter Umständen ist die Zeit dafür zu knapp kalkuliert. Es sind immer drei Faktoren. Der Kunde, der glaubt sein Auftrag wäre in der Zeit X zu schaffen. Der Chef, der glaubt die Zeit Y ist angemessen. Und der Mitarbeiter, der von der Zeit Z ausgeht.

Aktuell habe ich folgendes Problem. Der mir gewährte Zeithorizont für ein Projekt war zu knapp bemessen. Mein Chef jedoch hielt ihn für absolut angemessen, ist aber zu keiner weiteren Diskussion bereit. Auch waren die Informationen des Kunden häufig fehlerhaft. Ich habe immer transparent meinen Chef informiert. Allerdings traut er sich jetzt natürlich nicht dem Kunden gegenüber zu sagen, das die Vorgaben falsch waren. Er hätte hier bereits vorher intervenieren müssen.

Nun suche ich nach dem ultimativen zwei bis drei Sätzen im Sinne von "Chef, du wußtest über alles bescheid, es ist dein Problem beim Kunden die uns gewährte Zeit zu verlängern".

Wie würdet ihr da vorgehen?

[M.]

Mahlzeit,

Hallo,
Büroarbeit ist ja auch irgendwie immer das durchsetzen. Man bekommt Aufträge und unter Umständen ist die Zeit dafür zu knapp kalkuliert. Es sind immer drei Faktoren. Der Kunde, der glaubt sein Auftrag wäre in der Zeit X zu schaffen. Der Chef, der glaubt die Zeit Y ist angemessen. Und der Mitarbeiter, der von der Zeit Z ausgeht.

Kirk: Der Warpantrieb ist defekt, Scotty, wie lange für die Reparatur?
Scotty: mindestens 6 Wochen
Kirk: Du hast 6 Stunden!
Scotty: Ich machs dir in 3.

Nun suche ich nach dem ultimativen zwei bis drei Sätzen im Sinne von "Chef, du wußtest über alles bescheid, es ist dein Problem beim Kunden die uns gewährte Zeit zu verlängern".

Wie würdet ihr da vorgehen?

Ich sag klipp un klar, die Zeit ist nicht realisitisch. Entweder gibt der Chef die Zeit Z oder das Produkt wird nicht fertig.
Ein gutes Argument ist, in dieser Zeit ist das Produkt nicht in der üblichen Qualität lieferbar. Wenn der Chef keinen Wert auf Qualität legt, muss er dir das sagen, damit du in Zukunft entsprechend arbeiten kannst.

Musst halt noch so umformulieren, dass es eine Anrede wird ;)
Grundsätzlich wird in so nem Fall nur ein freches Auftreten helfen. Dass du dir nen Schiefer einziehst, die Gefahr besteht bei sowas aber immer.

[Der Martin]

Hallo,

Ich sag klipp un klar, die Zeit ist nicht realisitisch. Entweder gibt der Chef die Zeit Z oder das Produkt wird nicht fertig.
Ein gutes Argument ist, in dieser Zeit ist das Produkt nicht in der üblichen Qualität lieferbar. Wenn der Chef keinen Wert auf Qualität legt, muss er dir das sagen, damit du in Zukunft entsprechend arbeiten kannst.

der Ansatz kann funktionieren, wenn man den Verlauf von Anfang an überblicken kann. Oder ein Kompromiss: Wenn es etwa (im weitesten Sinn) um Software geht, kann man als Mitarbeiter auch anbieten, in der eigentlich zu kurzen Zeit eine Vorabversion abzuliefern, die "zwar die geforderte Funktionalität weitgehend abdeckt, aber noch nicht in allen Details marktreif ist". Bei uns im Labor hieß das oft: "Wir werden sehen, dass wir die Messungen in der Zeit schaffen; die Auswertung wird aber noch einen Tag brauchen."

Wenn sich aber, wie der OP erklärt, während der Bearbeitung immer wieder Änderungen ergeben bzw. getroffene Vereinbarungen sich als falsch herausstellen, dann geht das nicht.

Grundsätzlich wird in so nem Fall nur ein freches Auftreten helfen.

Es sei denn, man ist rhetorisch-psychologisch dem Chef überlegen. Dann müsste es aber gar nicht zu solchen Situationen kommen.

Ciao,
 Martin

[Gunnar Bittersmann]

@@Der Martin:

nuqneH

der Ansatz kann funktionieren, wenn man den Verlauf von Anfang an überblicken kann. Oder ein Kompromiss: Wenn es etwa (im weitesten Sinn) um Software geht, kann man als Mitarbeiter auch anbieten, in der eigentlich zu kurzen Zeit eine Vorabversion abzuliefern, die "zwar die geforderte Funktionalität weitgehend abdeckt, aber noch nicht in allen Details marktreif ist". Bei uns im Labor hieß das oft: "Wir werden sehen, dass wir die Messungen in der Zeit schaffen; die Auswertung wird aber noch einen Tag brauchen."

Bei uns heißt das MVP.

Qapla'

[Der Martin]

Moin,

Büroarbeit ist ja auch irgendwie immer das durchsetzen. Man bekommt Aufträge und unter Umständen ist die Zeit dafür zu knapp kalkuliert. Es sind immer drei Faktoren. Der Kunde, der glaubt sein Auftrag wäre in der Zeit X zu schaffen. Der Chef, der glaubt die Zeit Y ist angemessen. Und der Mitarbeiter, der von der Zeit Z ausgeht.

ja, und fast immer ist X<Z und Y<Z. Die Relation von X und Y ist dagegen die Unbekannte in der Geschichte und hängt stark von der Persönlichkeit des Chefs ab. Ein guter Chef wird abschätzen können, dass sein Mitarbeiter die Aufgabe in vier Arbeitstagen schaffen kann, wird aber trotzdem eine Reserve einkalkulieren und fünf Tage vereinbaren. Ein (aus meiner Sicht) schlechter Chef wird sich erinnern, dass ein vergleichbarer Auftrag neulich in fünf Tagen fertig war, also setzt er darauf, dass es diesmal auch in vier geht.

So einen Chef hatte ich mal: Er plante die Fertigstellungsfristen grundsätzlich mit idealem Ablauf. Da aber in der Praxis immer mal was dazwischenkommt, ist dieser Idealwert selten erreichbar. Sowohl ich als auch meine beiden Kollegen haben ihm die zu straffe Planung (die oft zu Terminüberschreitungen führte) mehrfach vorgeworfen.
Und wenn's dann doch mal in der vorgesehenen Zeit geklappt hat, weil ausnahmsweise alles reibungslos ablief, kommentierte er gern mit überheblichem Grinsen: "Na also, es geht doch!"

Aktuell habe ich folgendes Problem. Der mir gewährte Zeithorizont für ein Projekt war zu knapp bemessen. Mein Chef jedoch hielt ihn für absolut angemessen, ist aber zu keiner weiteren Diskussion bereit. Auch waren die Informationen des Kunden häufig fehlerhaft. Ich habe immer transparent meinen Chef informiert. Allerdings traut er sich jetzt natürlich nicht dem Kunden gegenüber zu sagen, das die Vorgaben falsch waren. Er hätte hier bereits vorher intervenieren müssen.
Nun suche ich nach dem ultimativen zwei bis drei Sätzen im Sinne von "Chef, du wußtest über alles bescheid, es ist dein Problem beim Kunden die uns gewährte Zeit zu verlängern".

"Chef, wir sollten dringend unsere Kommunikation mit dem Kunden verbessern. Es kamen immer wieder nachträgliche Änderungen der Vorgaben. Das wissen Sie ja. Ohne diese Kurswechsel wäre das Projekt selbstverständlich in der Zeit fertig geworden, aber so war es einfach nicht möglich."

Ciao,
 Martin

[Texter mit x]

So einen Chef hatte ich mal: Er plante die Fertigstellungsfristen grundsätzlich mit idealem Ablauf. Da aber in der Praxis immer mal was dazwischenkommt, ist dieser Idealwert selten erreichbar. Sowohl ich als auch meine beiden Kollegen haben ihm die zu straffe Planung (die oft zu Terminüberschreitungen führte) mehrfach vorgeworfen.

Alternativ geht man mit jedem außerplanmäßigem Problem zum Chef und sagt ihm er soll das abstellen. Wenn er sagt, man soll es selber machen, fragt man, was man dafür wegfallen oder nach hinten verschieben soll.

Und wenn's dann doch mal in der vorgesehenen Zeit geklappt hat, weil ausnahmsweise alles reibungslos ablief, kommentierte er gern mit überheblichem Grinsen: "Na also, es geht doch!"

Solche Aussagen erfordern immer eine Reaktion: "Natürlich, wenn nichts dazwischen kommt, bewältige(n) ich(wir) die Arbeit in der Zeit die dafür notwendig ist."

[Texter mit x]

Aktuell habe ich folgendes Problem. Der mir gewährte Zeithorizont für ein Projekt war zu knapp bemessen. Mein Chef jedoch hielt ihn für absolut angemessen, ist aber zu keiner weiteren Diskussion bereit.

Mach deine Arbeit, wer falsch lag wird sich zeigen.

Auch waren die Informationen des Kunden häufig fehlerhaft. Ich habe immer transparent meinen Chef informiert. Allerdings traut er sich jetzt natürlich nicht dem Kunden gegenüber zu sagen, das die Vorgaben falsch waren. Er hätte hier bereits vorher intervenieren müssen.

Das ist sein Problem, keine Diskussion.

Nun suche ich nach dem ultimativen zwei bis drei Sätzen im Sinne von "Chef, du wußtest über alles bescheid, es ist dein Problem beim Kunden die uns gewährte Zeit zu verlängern".

Wie würdet ihr da vorgehen?

Ich würde den Punkt hinter "Problem" setzten.

[Encoder]

Sehe ich auch so. Jetzt liegts nur noch an der Formulierung.

Nun suche ich nach dem ultimativen zwei bis drei Sätzen im Sinne von "Chef, du wußtest über alles bescheid, es ist dein Problem beim Kunden die uns gewährte Zeit zu verlängern".

Wie würdet ihr da vorgehen?

Ich würde den Punkt hinter "Problem" setzten.

Hier wäre zum Beispiel angebracht: Dass es in der vorgegebenen Zeit nicht machbar ist war von Anfang an klar.
Oder: wenn sich Anforderungen ändern, kann man die entweder ablehnen oder es entsteht Zusatzarbeit die auch Zusatzzeit erfordert.

Wenn Chef dann fragt warum du ihm mit simplem Geschwätz kommst das man einem mittdenkenden Menschen eigentlich nicht sagen braucht, einfach nur grinsen :-)

[Texter mit x]

Ich würde den Punkt hinter "Problem" setzten.
Hier wäre zum Beispiel angebracht: Dass es in der vorgegebenen Zeit nicht machbar ist war von Anfang an klar.
Oder: wenn sich Anforderungen ändern, kann man die entweder ablehnen oder es entsteht Zusatzarbeit die auch Zusatzzeit erfordert.

Das ist in "du wußtest über alles bescheid" enthalten.

Wenn Chef dann fragt warum du ihm mit simplem Geschwätz kommst das man einem mittdenkenden Menschen eigentlich nicht sagen braucht, einfach nur grinsen :-)

So was kann man natürlich provozieren, würde ich aber lassen, wenn ich trotz dieser Verhältnisse dort weiterhin arbeiten will (weil man den Chef abkann und es ansonsten ein guter Job ist).

[Whouzuo]

Aktuell habe ich folgendes Problem. Der mir gewährte Zeithorizont für ein Projekt war zu knapp bemessen. Mein Chef jedoch hielt ihn für absolut angemessen, ist aber zu keiner weiteren Diskussion bereit. Auch waren die Informationen des Kunden häufig fehlerhaft. Ich habe immer transparent meinen Chef informiert. Allerdings traut er sich jetzt natürlich nicht dem Kunden gegenüber zu sagen, das die Vorgaben falsch waren. Er hätte hier bereits vorher intervenieren müssen.

Nun suche ich nach dem ultimativen zwei bis drei Sätzen im Sinne von "Chef, du wußtest über alles bescheid, es ist dein Problem beim Kunden die uns gewährte Zeit zu verlängern".

Wie würdet ihr da vorgehen?

Anders. Erstens: keinen Stress machen. Stress ist absolut kontraproduktiv - schneller arbeiten ist sowieso in der Regel nicht drin ohne mehr Fehler zu machen. Aber das nur nebenbei.

Bist du gut? Dann sieh dich schonmal nach einer anderen Stelle um oder nach einem Weg, dass dieser Chef nicht mehr dein Chef ist. Denn wie es scheint stört dich seine Arbeitsweise und die wird sich auch nicht ändern, soviel ist ziemlich sicher.
Das klingt vielleicht drastisch, aber wenn du in deinem Job gut bist und die Möglichkeit hast, dann solltest du das tun - aus meiner Sicht ist das wahrscheinlich sogar eine der wenigen Möglichkeiten, deinen Chef _wirklich_ zum Umdenken zu bringen.

Ansonsten nützt es gar nichts, wenn du Recht hast. Du solltest trotzdem entsprechend diplomatisch reagieren und nicht sagen "Chef, du wusstest Bescheid!! Alles deine Schuld und dein Problem!". Besser: "Vielleicht wäre es eine gute Idee uns mit den Kollegen mal zusammen zu setzen und zu überlegen, wie wir solche Verzögerungen beim nächsten mal vermeiden können."

[Texter mit x]

Ansonsten nützt es gar nichts, wenn du Recht hast. Du solltest trotzdem entsprechend diplomatisch reagieren und nicht sagen "Chef, du wusstest Bescheid!! Alles deine Schuld und dein Problem!".

Das Wort "Schuld" hat bisher niemand in den Mund genommen, halte ich auch nicht für sinvoll.

Besser: "Vielleicht wäre es eine gute Idee uns mit den Kollegen mal zusammen zu setzen und zu überlegen, wie wir solche Verzögerungen beim nächsten mal vermeiden können."

Ich hatte anhand der Schilderungen den Eindruck, _der_ Zug ist, nach x Halten, schon abgefahren. Aber wenn dem nicht so ist, braucht man sich wirklich nicht so wortkarg geben.

[Knaus]

Hallo,
Büroarbeit ist ja auch irgendwie immer das durchsetzen. Man bekommt Aufträge und unter Umständen ist die Zeit dafür zu knapp kalkuliert. Es sind immer drei Faktoren. Der Kunde, der glaubt sein Auftrag wäre in der Zeit X zu schaffen. Der Chef, der glaubt die Zeit Y ist angemessen. Und der Mitarbeiter, der von der Zeit Z ausgeht.

->> Das ist das tägliche Problem in einem Büro. Der Chef will natürlich Geld sparen. Er will eine Arbeit in möglichst kurzer Zeit in hoher Qualität erledigt haben. Der Kunde kann auswählen. Er wählt das Angebot aus mit dem günstigsten Preis. Wenn ich heute Fliesen legen lasse, so werde ich sicher den Fliesenleger nehmen, der günstig anbietet, aber wo ich auch davon ausgehe, das die Qualität stimmt.

Angenommen Du wärst Chef, so würdest du natürlich auch eher versuchen deine Mitarbeiter "anzutreiben". Du wirst sicher nicht sagen, komm lass dir ruhig Zeit.

Du als Mitarbeiter jedoch mußt es schaffen, dem Chef zu zeigen, das Du gute Arbeit leistest. Aber auch unrealistische Zeitschätzungen deines Chefs korrigieren. Wer introvertiert ist, dem fällt so etwas schwer. Das ist gar keine Frage. Viele Menschen sind introvertiert. Das sieht man schon, das heute viele nicht gerne telefonieren. Lieber eine Mail geschickt. Ich sage nicht, das viele Angst haben zu telefonieren, aber viele bekommen dann schon rote Backen wenn Sie mal telefonieren sollen, vor allem in einem Großraumbüro.

Zu Deinem Problem. Suche das ruhige Gespräch und weise direkt auf Schwierigkeiten hin. Mache das regelmäßig. Sage aber auch deinem Chef, wenn Du Dinge schneller schaffst als geplant. Tu gutes und rede darüber! Nehme diesen Spruch dir zu Herzen!!

[Texter mit x]

Wenn ich heute Fliesen legen lasse, so werde ich sicher den Fliesenleger nehmen, der günstig anbietet, aber wo ich auch davon ausgehe, das die Qualität stimmt.

Von dem Gedanken habe ich mich vor Jahren verabschiedet, von dem Gedanken davon ausgehen zu können (preisunabhängig), nicht von dem Gedanken, daß die Qualität stimmen kann.

Du als Mitarbeiter jedoch mußt es schaffen, dem Chef zu zeigen, das Du gute Arbeit leistest.

Das muß der Mitarbeiter nur, wenn er einen Chef hat bei dem er das muß, was nicht der Fall sein sollte.

Zu Deinem Problem. Suche das ruhige Gespräch und weise direkt auf Schwierigkeiten hin. Mache das regelmäßig.

Das kann helfen. Andernfalls kann es aber auch helfen irgendwann mal zu akzeptieren, daß man so nichts erreicht, und sich auf praktikable Weise damit zu arrangieren (oder sich eine neue Stelle zu suchen).

Sage aber auch deinem Chef, wenn Du Dinge schneller schaffst als geplant.

Tu gutes und rede darüber!

Ich tu meine Arbeit gut und halte es für selbstverständlich, die Ergebnisse sprechen für sich. Das sage ich meinem Chaf, wenn er verwundert ist, weil ich meine Arbeit gut mache und ich damit nicht hausieren gegangen bin. (Was nicht unbedingt etwas ist, was sich mit oben genannter "praktikaben Weise" verträgt, es kommt immer auf den Chef an.)

[Der Martin]

Hi,

Angenommen Du wärst Chef, so würdest du natürlich auch eher versuchen deine Mitarbeiter "anzutreiben". Du wirst sicher nicht sagen, komm lass dir ruhig Zeit.

das kommt sehr auf den Mitarbeiter an. Es gibt welche, die sind so übermotiviert, dass man sie tatsächlich ein wenig einbremsen muss.
Ein guter Freund von mir, vor ein paar Jahren mein Kollege in derselben Firma, ist nun seit einiger Zeit bei einem namhaften Hersteller von Pneumatik-Ausrüstung in Esslingen. Und er berichtet, dass er nun oft einen Zeithorizont von mehreren Wochen für Projekte hat, wie sie bei seinem (unserem) früheren Arbeitgeber in wenigen Tagen hätten fertig sein müssen.

Du als Mitarbeiter jedoch mußt es schaffen, dem Chef zu zeigen, das Du gute Arbeit leistest.

Ja. Aber nicht indem man selbst darauf hinweist (das wirkt leicht eingebildet und überheblich), sondern dezent durch Ergebnisse.

Viele Menschen sind introvertiert. Das sieht man schon, das heute viele nicht gerne telefonieren. Lieber eine Mail geschickt. Ich sage nicht, das viele Angst haben zu telefonieren, aber viele bekommen dann schon rote Backen wenn Sie mal telefonieren sollen, vor allem in einem Großraumbüro.

Ja, ich bin introvertiert. Sehr sogar. Und ich meide tatsächlich das Telefonieren, wo ich kann. Meine bevorzugte Alternative zum Telefonat ist aber das persönliche Gespräch. Nur wenn das von den Rahmenbedingungen her ungünstig ist, schreibe ich stattdessen lieber eine e-Mail oder eine Kurznotiz auf ein Post-It.
Eine e-Mail hat allerdings einen großen Vorteil: Sie taugt auch nach Tagen oder Wochen noch als Erinnerung oder Nachweis, dass bestimmte Aussagen getroffen wurden, wenn einer der Beteiligten das schon "vergessen" hat.

Ciao,
 Martin