Katze-beißt-sich-in...Konzept sucht Idee ;)

[Jörg]

Hallo,

ich möchte eine Kontrollfunktion möglichst userfreundlich umsetzen, aber drehe mich dabei etwas im Kreis. Vielleicht hat einer von Euch eine Idee hierzu.

Wenn ein User einen Vorgang anlegt, kann er über einen Radio entscheiden, ob MwSt. berechnet werden soll oder nicht. So weit, so gut.

Jeder Vorgang kann aber ggf. Bestandteil eines Vorgangsworkflow sein, also bspw. kann der User ein Angebot, einen Lieferschein oder eine Auftragsbestätigung zu einem Vorgang anlegen, es muss es aber nicht. Auch eine spätere Rechnung kann sich auf einen Vorgängervorgang beziehen, muss es aber nicht.

In 99% aller Vorgänge ist über den Kundenstamm ohnehin schon festgelegt, ob MwSt. berechnet wird oder nicht, dennoch muss der User zumindest im ersten Vorgang, den er anlegt, selber entscheiden können, auch unabhängig von den Stammdaten. Ab dem 2. Vorgang des Workflows würde ich dem User aber gerne diese Entscheidung abnehmen, weil innerhalb des Workflows darf nicht varriieren, ob MwSt. berechnet wird oder nicht.

Ich drehe mich an der Stelle im Kreis, ab der der User merkt, dass der 1. Vorgang und event. nachfolgende schlicht falsch waren und er nun die MwSt. neu entscheiden will.

Dem User die Entscheidung schlicht verwehren, geht natürlich schonmal gar nicht. Einfach die anderen Vorgänge ändern, geht ebenfalls nicht, ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung sind Dokumente, die ich nicht einfach von Nachfolgedokumenten ändern lassen kann (auch nicht, wenn ich darauf hinweise, dass das passieren würde). Die MWst. in einem Workflow zu einem Vorgang mal berechnen, mal nicht... geht auch nicht.
Dem User sagen, er muss einen komplett neuen Vorgang anlegen mit allen zugehörigen Dokumenten (auch wenn ich ihm das auf einem Mausklick ermöglichen kann) geht auch nicht, da das bei user und seinem Kunden mehr Verwirrung stiftet als es Gutes schafft. Und den User rekursiv alle Vorgänge des Workflow manuell ändern lassen, geht auch nicht, weil es eine Zumutung ist oder sein kann.

Was tun, sprach Zeuss? Was ist userfreundlich, in sich schlüssig und dabei auch noch gesetzlich korrekt? mir fehlt grad die Idee.

Jörg

[Rolf B]

Hallo Jörg,

das klingt nach einem Problem, das rein fachlich ist und mit Technik nichts zu tun hat.

Wenn dieser erste Vorgang mit der falschen MwSt-Einstellung angelegt wird - ist das dann ein Benutzerfehler? Sprich: Hätte sie oder er es besser wissen können? Oder ist die Falscheinstellung angesichts der Datenlage in dem Moment unvermeidlich?

Wenn es unvermeidlich ist, frage ich mich nach der Validität eurer Geschäftsprozesse.

ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung sind Dokumente, die ich nicht einfach von Nachfolgedokumenten ändern lassen kann

Wenn sich die zu Grunde liegenden Sachverhalte ändern, sehe ich nicht ein, warum eine solche Änderung nicht möglich sein soll. Ist das deine persönliche Auffassung? Oder ist das ein Rechtsgutachten? Wenn ich dem Kunden ein Auto zum Nettopreis anbiete und sich nachträglich herausstellt, dass er es nicht für die Firma, sondern privat kaufen will, bleibt doch gar nichts anderes übrig, als das Netto-Angebot für ungültig zu erklären. Rückrechnungen kenne ich von meinem Gehaltszettel zur Genüge, die muss es doch auch anderswo im Geschäftsleben geben.

Rechtlich gültige Aussagen kannst Du hier im Forum nicht erwarten. Das ist im Zweifelsfall ein Fall für die Juristen deines Unternehmens oder für euren Steuerberater.

Rolf

[Jörg]

Hallo Rolf,

das klingt nach einem Problem, das rein fachlich ist und mit Technik nichts zu tun hat.

Vorerstmal ja, das stimmt.

Wenn dieser erste Vorgang mit der falschen MwSt-Einstellung angelegt wird - ist das dann ein Benutzerfehler?

Zumeist ja.
Ich könnte mir Ausnahmen hiervon vorstellen, aber es ist eher ein fehler.

ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung sind Dokumente, die ich nicht einfach von Nachfolgedokumenten ändern lassen kann

Wenn sich die zu Grunde liegenden Sachverhalte ändern, sehe ich nicht ein, warum eine solche Änderung nicht möglich sein soll. Ist das deine persönliche Auffassung? Oder ist das ein Rechtsgutachten? Wenn ich dem Kunden ein Auto zum Nettopreis anbiete und sich nachträglich herausstellt, dass er es nicht für die Firma, sondern privat kaufen will, bleibt doch gar nichts anderes übrig, als das Netto-Angebot für ungültig zu erklären. Rückrechnungen kenne ich von meinem Gehaltszettel zur Genüge, die muss es doch auch anderswo im Geschäftsleben geben.

Hast Du im Prinzip nicht Unrecht. Ich bin nicht ganz sicher, was Handels- und Steuerrecht dazu sagen, wenn unter einer Angebots- oder Auftragsbestätigungsnummer inhaltlich mehrere Dokumente existieren. Bei Rechnungen z.b. definitiv nicht erlaubt, deshalb gibt es Gutschriften oder Stornos.

Bei Angeboten zumindest schlecht bis verwirrend, deshalb empfehle ich grundsätzlich, von jedem Angebot, das schon beim Kunden war und erst danach nachgebessert werden muss, vorher ein Duplikat zu erstellen, das dann auch eine neue Angebotsnummer generiert.

Auftragsbestätigungen sind verpflichtend, Angebote können es sein.
Und da bin ich nicht ganz sicher, wie es gehandhabt werden muss, wenn sich 2 Rechtsvorschriften in die Quere kommen. Denn Du hast völlig recht-wenn sie die Voraussetzungen ändern und der Kunde umsatzsteuerpflichtig ist (oder umgekehrt), dann darf ich gar nichts anderes machen als vom Gesetz vorgeschrieben. Insofern müsste ich dann ggf. sogar die Vorgängerdokumente ändern (?).

Rechtlich gültige Aussagen kannst Du hier im Forum nicht erwarten. Das ist im Zweifelsfall ein Fall für die Juristen deines Unternehmens oder für euren Steuerberater.

Jaja, habe die Frage jetzt an mehrere Steuerberater weitergeleitet.
Finde ich durchaus interessant.

Rein von meinem Konzept her mache ichs jetzt ganz anders:

Der User darf beim ersten Vorhang des Workflows entscheiden, ob ust-pflichtig oder nicht und anschließend nicht mehr.
Damit ist das Thema vom Tisch und es gibt keine falschen Dokumente.
Nachteil ist natürlich, dass es nicht mehr wirklich userfreundlich ist, einen falsch angelegten Vorgang mit einigen Nachfolgevorgängen zu korrigieren. Andererseits kommt sowas auch nicht wirklich oft vor.

Jörg

[Raketenwilli]

Rechtlich gültige Aussagen

gibt es nur nach „Durchprozessieren“. Egal, was im Gesetz steht.

Bestenfalls haftet ein Jurist oder Steuerberater nur für die Folgen seiner seiner fahrlässig oder vorsätzlich falschen Aussagen. Diese Haftung muss man aber regelmäßig auch einklagen. Dann gilt Satz 1 i.V.m. Satz 2.

Denn es ist nach meiner eigenen, viel zu häufig gemachten Erfahrung (und eben so häufigen, dann erfolgreichen Rechtsbeschwerden) völlig unklar, ob Richter*Innen das Gesetz nicht kennen, die Tatsachen (nicht) wahrnehmen können - oder sich „nur“ nicht an das Gesetz halten und gegen Tatsachenwahrnehmung imprägniert sind...

[Gunnar Bittersmann]

@@Jörg

Wenn ein User einen Vorgang anlegt, kann er über einen Radio entscheiden, ob MwSt. berechnet werden soll oder nicht.

?? 3 Radiobuttons für keine MwSt., 7% und 19%? Oder zwei Radiobuttons für mit bzw. ohne?

Im 2. Fall wäre eine Checkbox anstatt zweier Radiobuttons vermutlich das bessere UI-Element.

🖖 Живіть довго і процвітайте

[Jörg]

Hi Gunnar,

Im 2. Fall wäre eine Checkbox anstatt zweier Radiobuttons vermutlich das bessere UI-Element.

Das stimmt.
Aber die Radios fallen jetzt ja eh weg.
Dafür kommt dann die Checkbox.

[Gunnar Bittersmann]

@@Gunnar Bittersmann

Im 2. Fall wäre eine Checkbox anstatt zweier Radiobuttons vermutlich das bessere UI-Element.

Oder auch nicht. It depends.

Sara Soueidan hat einen Artikel darüber verfasst: "Yes or No?" — One Checkbox vs Two Radio Buttons.

Der wesentliche Unterschied: eine Checkbox hat einen Default-Status (angehakt bzw. nicht angehakt), den Nutzer eher beibehalten als ändern.

Bei einer Gruppe von zwei Radiobuttons muss das nicht der Fall sein: keiner der beiden vorausgewählt, was Nutzer dazu zwingt, aktiv eine der beiden Möglichkeiten auszuwählen (wenn required gesetzt ist).

Es gibt also durchaus Fälle, wo zwei Radiobuttons das bessere UI-Element sind.

🖖 Живіть довго і процвітайте

[Linuchs]

Wenn ein User einen Vorgang anlegt, kann er über einen Radio entscheiden, ob MwSt. berechnet werden soll oder nicht. So weit, so gut.

Verständnis-Frage: Die liefernde Firma ist doch umsatzsteuerpflichtig oder nicht (z.B. Vereine). Wieso kann sie von Fall zu Fall entscheiden, ob USt berechnet wird?

Bei Angeboten an Händler / Handwerker verstehe ich die Netto-Preise, aber in der Rechnung muss doch die USt auf die Nettosumme aufgeschlagen werden.

Was ist bei dir anders?

Angebot - Auftragsbestätigung - Lieferschein - Rechnung das sind wohl die vier Möglichkeiten, die ein Dokument durchlaufen kann.

Belasse es doch bei einem Dokument, siehe vier Nummernkreise vor und vier Felder im Dokument-Kopf.

Vor dem Druck des Dokuments könnte jede Position markiert werden, ob sie mitzudrucken ist (oder umgekehrt, ob sie nicht zu drucken ist). Also je ein Radio für die vier Dokument-Arten. Auf diese Weise kann es erläuternde Positionen geben, die der Kunde nie zu Gesicht bekommt.

Wenn es Teil-Lieferscheine und Teil-Rechnungen mit unterschiedlichen Nummern gibt, müssen die separat verwaltet werden. Mehr zu sagen, wäre wie ein Blick in die Glaskugel.

[Jörg]

Hallo Linuchs,

Verständnis-Frage: Die liefernde Firma ist doch umsatzsteuerpflichtig oder nicht (z.B. Vereine). Wieso kann sie von Fall zu Fall entscheiden, ob USt berechnet wird?

Naja, es gibt z.b. Bundesbehörden (meine ich), die ust-befreit sind. Außerdem kannst Du ins EU-Ausland ust-frei liefern, wenn Du deren gültige Ust-Id.-Nr. angibst. Sicher gibts noch mehr Ausnahmen, aber mit diesen beiden habe ich zu tun.

Was ist bei dir anders?

siehe oben.

Angebot - Auftragsbestätigung - Lieferschein - Rechnung das sind wohl die vier Möglichkeiten, die ein Dokument durchlaufen kann.

Im Prinzip ja, bei mir kommen noch einige wenige hinzu.

Belasse es doch bei einem Dokument, siehe vier Nummernkreise vor und vier Felder im Dokument-Kopf.

So könnte man das machen, würde aber in m einem Fall auch Nachteile mit sich bringen. Die jetzt zu erläutern, würde den Rahmen sprengen. Die Frage nach dem Grundkonzept stellt sich aber auch gar nicht. Die Frage war eher, ob und wie man z.b. damit umgeht, dass ein neuer Kunde ein Angebot einholt, dann einen Auftrag vergibt, eine Lieferung erhält und kuru vor der Rechnung kommt er mit seiner Ust.-Id um die Ecke und fragt, ob er die Rechnung dann doch lieber steuerfrei bekommen kann.

Ist aber im Grunde tatsächlich eher eine (steuer)rechtliche Frage.
Und da habe ich inzwischen die Info erhalten, dass der Workflow bedenkenlos auch mal mit und mal ohne Ust. berechnet und/oder angeboten werden dürfe und letztlich nur die Rechnung relevant sein soll.

Würde heißen, dass ich meinen Usern als Voreinstellung dann eben die letzte gewählte Option vorgebe, sie diese aber überschreiben dürfen. Wozu soll ich den Usern denn dann aufbürden, rekursiv Vorgänge zu korrigieren, wenn das rechtlich nicht erforderlich ist und nur das letzte Dokument des Workflows entscheindend ist?
Dass es für die User natürlich sinnvoller ist, von vorneherein die richtige Entscheidung bzgl. Ust-pflicht zu treffen, ist ja davon ohnehin unberührt.

[Rolf B]

Hallo Jörg,

super. So hat ein technisches Detail eine offene Fachlichkeit geklärt.

Was bin ich froh, dass ich bei meinem Brötchengeber andere habe, die ich für die fachliche Klärung losschicken kann 😀 und die dafür dann auch die Rübe hinhalten müssen.

Rolf

[Jörg]

Hallo Rolf,

super. So hat ein technisches Detail eine offene Fachlichkeit geklärt.

Absolut.
Und nicht nur das, ich bin mal wieder bzgl. der Ui-Elemente sensibilisiert worden. Da muss ich echt mehr drauf achten, ich habe früher eine Vorliebe für Radios gehabt, wo Checkboxen sinnvoller gewesen wären.
Vielleicht mache ich das mal zu einer Art projekt für mich, überall dort die Radios gegen Checkboxen zu tauschen, wo es sinnvoll ist.

Was bin ich froh, dass ich bei meinem Brötchengeber andere habe, die ich für die fachliche Klärung losschicken kann 😀 und die dafür dann auch die Rübe hinhalten müssen.

Ok, was "Rübe hinhalten" angeht, hast Du recht.
Aber letztlich habe auch ich die fachliche Klärung ja "outgecourced", indem ich die Frage ans Steuerbüro weitergegeben habe. 😉

Jörg