Hallo,
Trennt man Kalender und Mail Client, müsste man für einen Austausch von beiden sorgen.
Sprich, die Mails mit Terminen müsste ich dem Kalender mitteilen und wenn ich im Kalender z.B. einem Meeting zu- oder absage, müsste ich dafür sorgen, dass der Kalender eine entsprechende Mail sendet.
Hä? Das ist genau das, was ich *nicht* möchte. Wenn ich einem Termin zu- oder absage, schreibe ich dazu eine kurze Mail oder rufe den Kollegen schnell an. Und dann trage ich das Ereignis in den Kalender ein.[1]
Dies sind zwei Arbeitsschritte, also einer zuviel.
Wenn man bei Outlook einen neuen Termin erhält, landet diese zuerst mal im Postfach.
Sagt man dieser dann z.B. zu, wird (bzw. kann) eine Mail an den Ersteller des Termins gesendet, dass man zugesagt hat. Beim Ersteller wird dann entsprechend eingetragen, dass Person XYZ zugesagt hat.
Bei einer Ablehnung ebenso.
Besonders bei (unternehmensübergreifenden) Meetings ist das sehr angenehm, man kann kurz vor dem Meeting sich angucken, wer zugesagt oder abgesagt hat usw.
Bei getrennten Lösungen bekommt man den Termin per Mail rein, muss diesen in den Kalender eintragen, dem Ersteller eine Mail senden das man zusagt.
Der Ersteller des Termins muss dann hingehen, die Mail lesen und bei dem Termin dann eintragen, dass Person XYZ zugesagt hat.
Ganz schön viel Aufwand, da ist doch ein kleiner Button 'Zustimmen' den man nur drücken muss der über der Mail schwebt doch angenehmer.
Und das gleiche Spiel, wenn man einen zugesagten Termin absagt, verlegt oder was auch immer.
Meeting aus dem Kalender austragen, allen Teilnehmern des Meetings eine Mail senden, dass der Termin auf den un den Termin verlegt wurde.
Jeder Teilnehmer muss dann wieder hingehen und bei sich im Kalender den Termin umtragen.
Nur hoffen, dass das keiner vergisst und dann am alten Termin zum Meeting geht.
Lotus Notes soll da angeblich noch schlimmer sein: Ein Bekannter, der das im Betrieb nutzen muss, erzählte mir, dass da sogar jemand Termine in den Terminkalender eines anderen Nutzers eintragen kann. Ist ja wohl die Höhe!
Das geht auch bei Outlook und ist auch ganz praktisch.
Und nur so am Rande, man kann mehrere Termine zur gleichen Zeit haben, also nicht das man dort in Probleme kommt.
So kann der Vorstand dann z.B. eben ein Termin für eine Geschäftseinheit rumsenden, dass an dem Tag von z.B. 14 bis 16 Uhr Strategiemeeting ist.
In den jeweiligen Kalendern wird dann schon direkt eingetragen, dass der Mitarbeiter sich diesen Zeitraum unbedingt freihalten muss.
[1] Nebenbei bemerkt nutze ich einen Terminkalender sowieso nur als Backup-Lösung. Ich lebe seit Jahren erfolgreich nach der Devise: Wer seine Termine nicht im Kopf überblicken kann, hat zu viele.
Naja nicht jeder kann das, bzw. nicht jede Position lässt dieses zu.
Ist man Bereichleiter o.ä. und führt man einmal im Jahr Mitarbeitergespräche, so kann man sich nicht merken, dass man in fünf Wochen von 10:00 bis 11:00 ein Mitarbeitergespräch mit Hernn Müller ausgemacht hat.
Bei Terminen die vor langer Zeit abgemacht hat, wird das mit dem Merken schon schwierig.